Door: Susan Meenhuis-Bosboom
1. Hoe ziet hybride werken er bij Maastricht University uit?
Heuts: ‘In beleid is vastgelegd dat medewerkers de optie hebben om hybride te werken. De gewenste verdeling tussen thuiswerken en op locatie werken stemmen ze af met hun leidinggevende, waarbij wij als richting hebben gegeven 60% op locatie en 40% vanuit huis. We hebben de medewerkers die hybride werken voorzien van een thuiswerkplek. Daar zijn ze heel erg tevreden mee. Dat ze thuis ook op een goede en verantwoorde manier kunnen werken. En we zien ook dat in al onze gebouwen de nodige aanpassingen zijn gedaan om dat hybride werken te faciliteren. Het type werkplekken laat een heel gemêleerd beeld zien. Van meerpersoonskamers tot 10-15 personen, de 6-8 persoonsruimtes voor de promovendi, éénpersoonskantoorruimtes en alles wat daartussen zit.’
2. Waar liggen kansen voor verbetering?
Heuts: ‘Een hybride team aansturen is toch anders dan een team dat permanent op de campus is. Dus wij hebben ook aanbevolen om meer op teambasis goede afspraken te maken over het hybride werken. Welke activiteiten doen we nou in campus en welke activiteiten kun je thuis doen? En meer georganiseerde sociale activiteiten zodat je elkaar wat eerder spontaan tegenkomt? Er is een sterke behoefte aan bijvoorbeeld belcellen, hybride vergaderruimtes en stilteruimtes waar mensen kunnen werken. Er is behoefte aan andere type werkplekken, maar dat wil niet zeggen dat je voor elke type werkplek ook een nieuwe ruimte nodig hebt. Bijbouwen, verbouwen of ruimtes afstaan is dus niet altijd noodzakelijk.’
3. Hoe werken jullie aan de verduurzaming van deze panden?
Wilmes: ‘De huisvestingsplannen per pand zijn een verantwoordelijkheid van de verschillende beheerseenheden. Op centraal niveau worden algemene beleidslijnen over het gebruik van en investeringen in onze panden vastgelegd. Daarbinnen gaan de beheerseenheden vervolgens samen met de afdeling vastgoed mee aan de slag. Voor de verduurzaming van onze vastgoedportefeuille hebben 2030 als stip op horizon. Waarom?
De horizon van 2050 vinden wij te ver weg en technieken veranderen snel. We stellen ons de vraag: Hoeveel CO2 moeten we reduceren in onze panden om aan de doelstelling 2030 te voldoen? Daar zijn de maatregelen per pand op afgestemd. De kortste klappen maken we met het isoleren van de daken, gevels en vloeren én het vervangen van de verlichting naar ledverlichting. Daarnaast liggen er plannen voor het vergroenen van de technische installaties.’
4. Wat bepaalt het tempo?
Wilmes: ‘Het isoleren van de gevels verloopt moeizaam. Dat heeft onder andere te maken met de monumentale waarde van veel van ons vastgoed, waardoor de plannen om te verduurzamen ook langs de Welstandscommissie moeten. Aanpassingen doen aan de panden om ze duurzamer te krijgen, zal een keer moeten gebeuren, want anders verliest het pand z’n gebruiksmogelijkheden. We zijn het aan onszelf verplicht om te zorgen dat die CO2-reductie echt tot nul gaat en dat we leren om te gaan met de schaarse middelen. Dat betekent isoleren, maar ook besparen op ruimtegebruik. Een meter die ik niet gebruik, hoeven we niet te verwarmen en te onderhouden.’
5. Hoe ziet de ideale werkruimte er voor jullie uit?
Heuts: ‘Waar vooral behoefte aan is, is dat mensen kunnen switchen van ruimtes en dat ze ergens kunnen gaan zitten, dat past bij hun werk. Zonder daarbij andere collega's te storen, want dat krijgen we vaak terug in de evaluatie. Mensen voelen zich bezwaard om online te vergaderen in een open setting.’
Wilmes: ‘Ik hoop dat er meer uitwisselbaarheid komt op die plekken. Dat we activiteit gerelateerd gaan huisvesten en plekken in zones opbouwen. Maar dat is echt nog een hele tijd te gaan voordat we zover zijn.’
Geef het tijd
De sleutel tot succes ligt in zowel een verandering van cultuur (niet iedereen heeft meer een vaste plek) en het nemen van voldoende tijd. Het hybride werken is immers in een sneltreinvaart opgekomen. Dan is het goed, zo zegt Heuts, als je mensen de tijd geeft om eraan te wennen.
Wilmes voegt daaraan toe: ‘Het vinden van een juiste werkplek, het bepalen van je voorkeuren, het zijn allemaal randverschijnselen. Uiteindelijke gaat het gaat over de basisvraag: wat doe ik hier?
Er is behoefte aan een gedifferentieerd gebruik van goed gefaciliteerde ruimten”
Onze medewerkers komen naar deze universiteit om onderwijs aan studenten te geven, onderzoek te doen of ondersteuning te bieden. Ze komen hierheen om met collega’s en studenten te ontmoeten, om te debatteren en samen te werken. Uit de evaluatie van Future of Working blijkt dat naast thuiswerken er behoefte is aan gedifferentieerd gebruik van goed gefaciliteerde ruimten. De eerste stappen die we nu zetten zijn de verschillende eenpersoonswerkruimtes toegankelijk maken door letterlijk de sleutel uit het slot te halen en te voorzien van apparatuur voor hybride overleg.’
Meer artikelen over facilitair management in het onderwijs vind je hier.
